Gesprekkencyclus: van zinvol naar betekenisvol

>> Gesprekkencyclus: van zinvol naar betekenisvol direct bestellen.

Myriam Lieskamp is hoofdredacteur van de boekenserie: samen leidinggeven aan de onderwijspraktijk. Het zijn interessante boeken over diverse onderwijskundige onderwerpen. Van ieder boek is een compacte samenvatting beschikbaar. In 'Gesprekkencyclus: van zinvol naar betekenisvol' beschrijven Suzanne Witteveen, Hans van Willegen en Henk Hendriks op welke manier je zinvol gesprekken voert.

De gesprekkencyclus kan een betekenisvolle katalysator zijn voor professionele ontwikkeling van medewerkers en scholen. In de praktijk wordt hij echter niet altijd zo benut. Alleen als leidinggevenden medewerkers serieus nemen, krijgen begrippen als ‘nieuwsgierig zijn’, ‘in je kracht komen’, ‘aandacht voor’, ‘waarderen’, ‘meer energie’ en ‘een leven lang leren’ echt betekenis. Hoe zorg je voor een betekenisvolle gesprekkencyclus? Daarover gaat het boek Gesprekkencyclus: van zinvol naar betekenisvol.

Werken in het onderwijs is mensenwerk! Zonder ‘menselijk kapitaal’ is het onmogelijk de organisatiedoelstellingen te realiseren. Sterker nog: zonder dat ‘kapitaal’ is er helemaal geen onderwijs. Goed werkgeverschap is belangrijk.

Leidende principes

Alles wat aandacht krijgt, groeit! Medewerkers functioneren beter als zij oprechte belangstelling van hun schoolleiders krijgen.

Maar wat is goed werkgeverschap? En hoe verhoudt zich dat tot de visie op human resources? Met andere woorden: hoe zorg je er als werkgever voor dat je menselijk kapitaal optimaal functioneert, gerelateerd aan de doelen van de organisatie, en wat betekent dat voor je werkgeverschap? Er zijn meerdere antwoorden. ‘De visie op hr’ bestaat niet. Wél is er een aantal leidende principes, die gelden onafhankelijk van de gehanteerde hr-visie en de specifieke omstandigheden van een school of bestuur. Het zijn principes als ‘De medewerker is het vertrekpunt’ en ‘Wees nieuwsgierig naar elkaar’. Deze en andere principes komen in het boek aan de orde.

De inrichting van de gesprekkencyclus

Iedereen heeft recht beoordeeld te worden. En iedere school heeft daartoe de plicht.

Een goedlopende gesprekkencyclus is een instrument (en geen doel op zich) voor de schoolleider én de medewerkers om met elkaar in gesprek te zijn en te blijven. De regelmatig terugkerende gesprekken zorgen ervoor dat:

• De groei van iedere medewerker in beeld is en dat er afstemming plaatsvindt tussen deze groei en de ontwikkeling, doelstellingen en ambitie van de organisatie;
• De resultaten worden besproken én de ontwikkeling kan worden gestimuleerd;
• Er afspraken gemaakt kunnen worden over het functioneren;
• Het duidelijk wordt of een medewerker voldoet aan de bekwaamheidseisen uit de Wet op de beroepen in het onderwijs (Wet BIO) en of deze onderhouden worden.

Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen ontwikkeling. De gesprekkencyclus is vooral bedoeld om hen daarin te ondersteunen, niet om hen onnodig te controleren.

De gesprekkencyclus bestaat uit twee trajecten, die samen een cyclisch geheel vormen. Informele en formele gesprekken wisselen elkaar af. Informele reflectiegesprekken zijn gericht op ontwikkeling. Ze gaan over wat iemand doet aan de eigen ontwikkeling in relatie tot de organisatieontwikkeling. De koppeling tussen de organisatiedoelen en de activiteiten van de medewerker is essentieel.
Formele gesprekken zijn gericht op de beoordeling van de activiteiten van de medewerkers. Hierbij is vooral van belang wat iemand daadwerkelijk bijdraagt aan de organisatie.

De gesprekkencyclus wordt continu opnieuw doorlopen. Een cyclus bestaat uit drie opeenvolgende formele gesprekken:

• Het ambitiegesprek,
• Het functioneringsgesprek en
• Het beoordelingsgesprek.

Tussen deze gesprekken vinden korte, informele reflectiegesprekken plaats.

Van POP naar PAS

Het gesprek tussen de schoolleiders en (alle!) medewerkers moet gaan over de vraag: ‘Wat wordt jouw bijdrage aan het jaarplan?’

De meeste onderwijsorganisaties zijn bekend met persoonlijke ontwikkelingsplannen. Daarin leggen medewerkers vast hoe zij zich willen ontwikkelen in hun loopbaan en tijdens de jaarlijkse POP-gesprekken overleggen ze hierover met hun schoolleider. De gesprekken en plannen blijken echter zelden een echte stimulans voor ontwikkeling te zijn. Eén van de grootste mankementen is dat de organisatiedoelstellingen doorgaans geen rol van betekenis spelen. En juist dat is belangrijk. Om de koppeling tussen enerzijds de organisatiedoelstellingen en anderzijds de kwaliteiten en ambities van medewerkers te borgen, moeten beide helder zijn.

Goede gesprekken en afspraken zijn onontbeerlijk voor de verdere ontwikkeling en versterking van de organisatie. Daarvoor introduceren we PAS: de Professionele Afspraken Set. De basis voor de PAS is het jaarplan van de school. Hierin staan concrete doelen en activiteiten. De afspraken in de PAS maken duidelijk welke bijdrage iedere individuele medewerker gaat leveren aan het realiseren van de organisatiedoelen.

Een goed gesprek

De medewerker is verantwoordelijk voor zijn eigen ontwikkeling. Het is belangrijk dat eigenaarschap te benadrukken.

Het zoeken en realiseren van een goede match tussen school en medewerker vraagt om permanent onderhoud en om schoolleiders die medewerkers echt goed kennen en serieus nemen. In een professionele en lerende organisatie ontmoeten de medewerker en de schoolleider elkaar een aantal malen per jaar voor een goed gesprek. Samen nadenken en praten over professionele ontwikkeling en effectiviteit horen bij een goed personeelsbeleid.

Een goed gesprek is geen vraag-en-antwoordspel, turflijstje of verplicht nummer. Een goed gesprek voeren vraagt om voorbereiding, specifieke vaardigheden en de juiste aanpak. Het boek Gesprekkencyclus: van zinvol naar betekenisvol bevat tal van tips en ideeën die helpen betekenisvolle gesprekken te voeren. De adviezen hebben betrekking op de voorbereiding, het gesprek zelf en de opvolging van het gesprek. Goede gesprekken leiden tot afspraken die een wederzijdse verantwoordelijkheid scheppen.

De rol van het team

Een voordeel van de loopvergadering is dat iedereen ziet dat alle collega’s belangrijk zijn in de keten.

Hoe mooi zou het zijn als alle medewerkers in een teamvergadering naar elkaar zouden uitspreken wat hun bijdrage wordt aan het realiseren van de gestelde jaardoelen en wat ze daarbij van een ander nodig hebben? Het realiseren van de organisatiedoelen is een teaminspanning. Het is dus nog niet zo gek om ook in de gesprekkencyclus een verbinding tussen teamleden te leggen. Daarvoor bestaan verschillende manieren. In Gesprekkencyclus: van zinvol naar betekenisvol worden twee geschikte werkvormen uitgewerkt: speeddating en de loopvergadering.

Valkuilen en succesfactoren

Aan het eind van een volledige gesprekkencyclus hoort een medewerker in een beoordelingsgesprek geen nieuwe elementen. Er zijn geen verrassingen.

Niet elk gesprek is een goed gesprek. En niet elke gesprekkencyclus verloopt op een manier die voor iedereen plezierig is. Wat is er nodig om gesprekken en de (invoering van de) gesprekkencyclus te laten slagen? Ofwel: welke valkuilen kun je beter vermijden en wat zijn cruciale succesfactoren? In Gesprekkencyclus: van zinvol naar betekenisvol is hieraan een apart hoofdstuk gewijd. We noemen tien belangrijke valkuilen (zoals ‘te veel beoordelende elementen in functioneringsgesprekken’ en ‘een te magere bewijslast’) en tien essentiële succesfactoren (zoals ‘de schoolleider is nieuwsgierig naar de ontwikkeling van de medewerker’ en ‘95 procent van de medewerkers krijgt te horen dat ze hun werk goed doen’).

Het ‘stevige’ gesprek

Een goede beoordeling kan bijvoorbeeld de basis zijn voor een promotie tot LB-leerkracht. Een slechte beoordeling moet de start zijn van een verbetertraject.

Een goede gesprekkencyclus is – naast bijvoorbeeld scholingsbeleid, taakbeleid en mobiliteitsbeleid – gericht op de continue ontwikkeling van de medewerker en de organisatie, dat de gesprekkencyclus op orde is en dat het geen optie is om jezelf niet te ontwikkelen.
Aandacht voor de professionele ontwikkeling van medewerkers in relatie tot de organisatieontwikkeling staat centraal. Als die niet de aandacht krijgt die ze verdient, kan dat ertoe leiden dat medewerkers slechter gaan functioneren. Soms zo slecht dat er ingegrepen moet worden met ‘harde’ maatregelen, in het belang van de organisatie én in het belang van de betreffende medewerker. Schooldirecteuren en hun besturen kunnen de ‘harde’ kant van hrm tegenwoordig niet meer vermijden.

In relatie tot de gesprekkencyclus betekent een stevig, doelgericht hr-beleid dat je:

1. zorgt voor een opgeschoond personeelsbestand zonder slepende dossiers;
2. adequaat handelt bij disfunctionerende medewerkers.

In Gesprekkencyclus: van zinvol naar betekenisvol lees je hoe je kunt vaststellen of medewerkers disfunctioneren. Ook wordt – aan de hand van het ‘Protocol Eerste hulp bij disfunctioneren’ – beschreven welke interventies je als werkgever vervolgens kunt doen. In het uiterste geval kan het soms nodig zijn om afscheid van medewerkers te nemen. Welke stappen je daarvoor moet zetten lees je ook in het boek.

N.a.v. Suzanne Witteveen, Hans van Willegen, Henk Hendriks, Gesprekkencyclus, van zinvol naar betekenisvol, Basisschoolmanagement in de praktijk, Pica, 2015, 83 pagina's, ISBN 9789491806421

Bestellen

Het boek Gesprekkencyclus: van zinvol naar betekenisvol is te bestellen via: